Ook de Vlaamse overheid moet informatie steeds sneller kunnen verwerken. Zo moet het Departement Ruimtelijke Ordening, Woonbeleid en Onroerend Erfgoed (RWO) dagelijks tal van brieven en vragen beantwoorden van burgers, professionelen en betrokken kabinetten. Een intelligent dossierbeheer drong zich op om deze documenten te registreren en de behandeling ervan op te volgen. De gebruikers moesten ook naar inhoudelijke informatie kunnen zoeken in zowel de inkomende als uitgaande documenten, en het was van belang dat gebruikers snel, flexibel en van op afstand konden werken. Samen met Cegeka installeerde het Departement RWO een eerste postregistratie- en dossieropvolgingsysteem met Microsoft SharePoint om dossiers efficiënter te beheren. En ook workflowautomatisering staat in de steigers.

RWO wil met de software voor intelligent dossierbeheer het werk van de gebruiker sturen en ondersteunen. “Hij moet een startscherm krijgen met alle dossiers en openstaande taken. Wanneer je informatie zoekt over een thema, moet het systeem niet alle documenten maar ook de themaspecialisten oplijsten. Zo kom je sneller bij de juiste persoon terecht. Op die manier doen we ook aan kennisbeheer”, vertelt Dirk Pollier, informaticus bij het departement RWO.

	Metadata laten toe om zoekopdrachten heel sterk te verfijnen, terwijl de klassieke verkenner enkel zoekt op titels en data.
	Dirk Pollier Informaticus RWO

Eén plaats voor alle documenten

Er was in het verleden al een systeem om de parlementaire vragen en kabinetsnota’s te registreren en te beheren, maar de mogelijkheden voor verdere opvolging en vlotte afhandeling was beperkt. Het doorsluizen van informatie gebeurde ook voornamelijk via e-mail. Het systeem bood weinig meerwaarde. Met de komst van Microsoft Sharepoint is alles centraal voor iedereen beschikbaar. De ambtenaren kunnen gemakkelijk de afhandeling van eigen dossiers opvolgen, antwoorden in het juiste sjabloon, en grasduinen in andere dossiers.

Er is nu voor iedereen nog maar één omgeving om zaken op te volgen en op te zoeken. “Alle post, kabinetsnota’s en parlementaire vragen die op het departement toekomen worden in het systeem geregistreerd en bijgehouden. Het secretariaat van de secretaris-generaal scant de papieren documenten in en zet ze in SharePoint voor verdere behandeling”, vertelt Pollier.

Metadata om sneller informatie te vinden

Het systeem wordt nog voor andere zaken gebruikt dan de verwerking van vragen. Ook voor projectwerk schakelt RWO SharePoint. “We kunnen nu makkelijk samenwerken aan één document, we hoeven elkaars versies niet meer te consolideren”, meent Birgitte Bullaert, toepassingsbeheerder databeheer. “Het jaarlijkse informaticaplan opstellen bijvoorbeeld is heel wat eenvoudiger. SharePoint zullen we zeker blijven gebruiken als collaboration software, maar misschien niet als archiveringssoftware.”

Door het gebruik van het postregistratie- en dossieropvolgingsysteem en door de toename van het gezamenlijk projectwerk maakt men steeds meer gebruik van SharePoint. “Dat is geen verrassing”, vindt Bullaert. “Vroeger had je enkel een netwerkschijf en papieren documenten. Met SharePoint kun je toch vlotter samenwerken, rechten en versies beheren en sneller informatie vinden. Zo leren we onze medewerkers om zoveel mogelijk trefwoorden en metadata te koppelen aan de documenten. Die laten toe om zoekopdrachten heel sterk te verfijnen, terwijl de klassieke verkenner enkel zoekt op titels en data.”

Volgend plan: workflowautomatisering

Door gebruik te maken van de basisfuncties van SharePoint kon RWO samen met Cegeka op heel korte termijn een eerste versie maken van het postregistratie- en dossieropvolgingsysteem. Dirk Pollier voorziet dat het gebruik van SharePoint intensiever wordt: “Werkgroepen maken samen met Cegeka een behoeften- en technische analyse om het systeem verder te laten evolueren.”
In een tweede fase wil RWO met automatische sturing en opvolging de procesefficiëntie verder verhogen. AgilePoint moet het systeem intelligente workflowautomatisering bijbrengen. “AgilePoint laat toe om het procesverloop op te volgen en de efficiëntie ervan te meten aan de hand van rapporten, dashboards en generieke invulschermen. In de toekomst zullen we nog andere toepassingen koppelen met het systeem”, besluit Birgitte Bullaert.