Met de online toepassing Ventouris kregen Acerta Sociaal Verzekeringsfonds en zeven andere sociaal verzekeringsfondsen er de afgelopen jaren heel wat beheersmogelijkheden bij. ‘We kunnen voortaan de dossiers van de zelfstandigen in realtime beheren, vlotter rapporteren naar de overheid en de pensioenen van de zelfstandigen beter berekenen’, getuigt Paul Roosen, algemeen directeur van het Sociaal Verzekeringsfonds Acerta. Cegeka was de lijm, olie en motor van dit gigantische project. Dankzij de ‘Agile Software Development’-methodiek leidde de IT-dienstenleverancier dit project met strakke hand. Tegelijkertijd werkte Cegeka steeds nauw samen met de Acerta-informatici.

Een nieuwe toepassing was overigens hard nodig want de oude mainframetoepassing zorgde voor heel wat vertraging tussen het ontvangen van de gegevens en het verwerken ervan. ‘Ook de onderhoudskosten lagen hoog’, meent Paul Roosen. ‘We wilden sneller,flexibeler en meer  betrouwbaar  kunnen inspelen op de talrijke veranderingen in de sociale wetgeving met een toepassing die meer kon, en tegelijkertijd eenvoudiger en goedkoper werkte.’

	Dankzij dit Ventouris-project kunnen we nu de datastromen automatiseren en de gegevens realtime verwerken.
	Paul Roosen Algemeen directeur Sociaal Verzekeringsfonds Acerta

Kosten gehalveerd

Ondertussen is Ventouris een van de grootste Java-ontwikkelingsprojecten in België - goed voor ongeveer 30.000 mandagen - en is het systeem aan de derde release toe. Het is een open architectuurtoepassing die bij de sociaal verzekeringsfondsen via het internet ‘uit de kraan komt’. Dat leidde tot bijna een halvering van de kosten. Dankzij het open karakter van het systeem, onder meer via de xml-web services, is integratie met andere toepassingen eenvoudiger en zijn snelle wijzigingen gemakkelijk door te voeren. Paul Roosen: ‘De wetgever verandert veel maar schaft niets af. Is er bijvoorbeeld een betwisting, of moeten we een bijdrage regulariseren, dan moeten we in staat zijn de toestand van de betreffende persoon op dat tijdstip op te roepen, maar ook de wetgeving die toen van kracht was. Dat maakt Ventouris bijzonder complex, rekening houdend met het feit dat we vandaag 570.000 actieve dossiers beheren. Vermenigvuldig dat gerust met een factor vier om te berekenen hoeveel dossiers we over tientallen jaren heen moeten bijhouden.’

De webtoegang van Ventouris maakt nu realtime verwerking mogelijk. Op die manier kunnen klanten meteen beschikken over attesten. Belangrijk is ook dat het voor de fondsen mogelijk blijft om de eigen huisstijl te hanteren of eigen modules toe te voegen. Elk fonds behoudt zijn eigen identiteit ten aanzien van de klanten

Korte sprintjes naar tussentijds resultaat

De cijfers liegen er niet om. Slechts op één op de drie informaticaprojecten slaagt. ‘Dat Ventouris echt werkt en tot die 30% succesratio behoort, heeft alles met de ‘Agile Software Development’-methodiek van de Software Factory van Cegeka te maken. De Software Factory is eigenlijk een andere naam voor een actief ontwikkelingsteam dat onmiddellijk en altijd inzetbaar is. De toegevoegde waarde ervan zorgde ervoor dat Acerta in 2005 besliste om met Cegeka verder te werken.’

In het geval van het Ventourisproject, werkte de Software Factory bij Acerta ter plaatse en werd het ook aangevuld met eigen medewerkers. Ze werken nauw samen en vormen één team. ‘Iedereen kent zijn rol en plaats en alle layers zijn op elkaar afgestemd. De Cegeka- en Acerta-ontwikkelaars werken in korte iteraties van twee weken. Het is een zeer gedisciplineerde manier van werken en dat leidt tot succes’, vertelt Paul Roosen. Tot de verbeelding sprekend is daarbij de eXtreme programming-methode en scrumming in de Software Factory. Scrumming betekent dat een software ontwikkelingsteam ’s morgens telkens kort vergadert, rechtstaand, en telkens sterk toewerkt naar de veertiendaagse oplevering – eXtreme programming. Korte sprintjes dus, waar uitstellen eenvoudigweg uitgesloten is.

‘Eens onze medewerkers de voordelen van deze werkmethode inzagen, namelijk de tweewekelijkse concrete resultaten, maar vooral ook de teamspirit voelden, waren de meesten heel erg enthousiast. Goed gehanteerd levert deze werkwijze heel wat tijdswinst op en stelt het een organisatie in staat om heel gericht een informaticaproject uit te rollen. Het enthousiasme vertaalde zich oorspronkelijk zelfs in een ongebreidelde ontwikkellust’, grapt Paul Roosen. ‘Daarom installeerden we ook een governance-model met sterke SLA’s. Hiermee is iedere medewerker op de hoogte van de budgetten van de module waaraan hij werkt, werken we met stuurgroepen aan beide kanten en stelden we een kwaliteitsmanager aan. Nu wordt iedere ontwikkelvraag op die manier aan de toets van kritiek onderworpen. Overigens werd in 2009, samen met Cegeka, een extra project ‘Vennootschappen’ opgestart.’